Knowledge Management

Knowledge Management (KM)

Knowledge Management merupakan sebuah proses  membantu identitas perusahaan, memilih, mengatur, menyebarkan, dan mengirim informasi penting serta keahlian termasuk bagian dari ingatan organisasi yang terletak secara khas dalam organisasi di area tersusun.

Manfaat Knowledge Management

Knowledge Management bermanfaat untuk :

Tabel 2.1 Manfaat KM menurut Fernandez dan Sabherwal

People
  • Memberi fasilitas pembelajaran kepada employee (baik dari antar karyawan atau sumber eksternal) agar berkembang secara bertahap sebagai bentuk respon terhadap pasar dan teknologi.
  • Meningkatkan employee learning dan kepekaan terhadap knowledge terbaru pada bidang mereka
  • Employee lebih mudah mendapatkan informasi dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk beradaptasi pada lingkungan organisasi.
  • Employee lebih mudah belajar dari pada organisasi lain yang tidak menerapkan KM dan lebih siap dalam menghadapi perubahan.
  • KM menyediakan employee sebuah solusi yang baik atas permasalahan yang telah dihadapi sebelumnya.
Process
  • Membantu organisasi menjadi lebih baik dengan menentukan dan melaksanakan proses yang tepat.
  • Mengurangi biaya untuk mendapatkan dan mengakses pengetahuan yang berharga.
  • Membantu individu menciptakan solusi inovatif atas masalah yang dihadapi untuk mengembangkan proses organisasi.
  • Membantu organisasi untuk pengambilan keputusan strategis serta pengembangan produk dalam lingkungan dinamis.
Products
  • Membantu organisasi menawarkan produk baru yang menyediakan penambahan value yang signifikan dibandingkan produk sebelumnya.
  • Memudahkan organisasi mengakses dan mengkombinasikan knowledge terbaik untuk mencegah produksi yang terlalu mahal atau terlalu time-consuming.
Organizational Performance
  • Direct Impacts: KM digunakan untuk menciptakan produk y inovatif yang menciptakan keuntungan, ketika dihubungkan dengan strategi bisnis.
  • Indirect Impacts: KM membantu organisasi untuk mengembangkan serta mengeksploitasi sumber daya tangible dan intangible lebih baik daripada kompetitor lain.

Hambatan KM

Menurut Setiarso dalam jurnal yang berjudul “Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) dan Proses Penciptaan Pengetahuan”, hambatan dalam KM adalah :

  • Sistem informasi (SI) cenderung menyimpan pengetahuan yang tidak selalu sesuai dengan perubahan di lingkungan eksternal kalau lingkungan sekitar organisasi serba bergejolak dan perubahan tidak berkesinambungan (discontinuous).
  • Model manajemen informasi cenderung memusatkan pengetahuan di sebuah pangkalan data yang cenderung statis.

Jenis-jenis Knowledge

Menurut Polanyi (1966) dalam buku Dalkir (2011, p9) ada dua jenis knowledge utama yaitu:

a)      Tacit knowledge

Sulit untuk dikatakan dengan jelas dan sulit untuk di masukan dalam kata, teks, atau gambar biasanya ini seperti idea tau gagasan.

b)      Explicit Knowledge

Isi gambaran yang telah di tangkap di beberapa bentuk nyata seperti kata, rekaman suara, atau gambar.

Tabel 2.2 Perbandingan antara Tacit Knowledge melawan Explicit Knowledge

Tacit Knowledge

Explicit Knowledge
Kemampuan untuk beradaptasi, mengahadapi situasi baru dan luar biasa Kemampuan untuk menyebarkan, membuat ulang, mengakses dan menerapkan ke seluruh organisasi
Keahlian, tahu-bagaimana, tahu-kenapa, dan peduli-kenapa Kemampuan untuk mengajar,  melatih
Kemampuan untuk bekerja sama,  berbagi visi, dan mengirim budaya Kemampuan untuk mengatur, menyusun, menerjamahkan visi kedalam pernyataan misi,  menjadi pedoman operasional.
Pelatihan dan menasehati untuk memindahkan pengetahuan pengalaman dalam satu ke satu, dasar tatap muka Memindahkan pengetahuan lewat produk, pelayanan, dan proses pendokumentasian.

Proses Konversi (Kreasi) KM

Menurut Nonaka, et al (1995) dalam buku Munir (2008, p30), interaksi dinamis antara satu bentuk pengetahuan ke bentuk lainnyandi sebut konversi pengetahuan. Terdapat empat cara konversi pengetahuan, yaitu, sosialisasi (Socialization), eksternalisasi (Externalization), kombinasi (Combination), dan internalisasi (Internalization). Keempat modus konversi pengetahuan ini sering disebut sebagai SPIRAL SECI bukan siklus SECI untuk menunjukan bahwa semakin sering proses konversi pengetahuan tersebut terjadi, semakin mendalam pula pemahaman bersangkutan.

hrni

Menurut Munir (2008, p30-33) uraian masing-masing cara konversi pengetahuan.

a)      Sosialisasi

Merujuk pada konversi pengetahuan (Taci-Tacit). Istilah sosialisasi ini digunakan untuk menekankan pada pentingnya kegiatan bersama antara sumber pengetahuan dan penerima pengetahuan dalam proses konversi pengetahuan tacit.

Karena pengetahuan tacit sangat dipengaruhi oleh konteksnya dan sulit sekali diformalkan, maka untuk menularkan pengetahuan tacit dari satu individu lain dibutuhkan pengalaman yang terbentuk melalui kegiatan-kegiatan bersama, seperti berada bersama didalam satu tempat, menghabiskan waktu bersama, atau hidup dalam lingkungan yang sama.

Dalam lingkungan bisnis, pengetahuan tacit bisa diakumulasikan melalui kegiatan pertemuan formal, atau informal dengan pemasok dan pelanggan, bahkan juga dengan pesaing. Kegiatan juga dianggap berharga adalah pertemuan, para ahli dibidangnya, baik ahli dari internal perusahaan, maupun dari lingkungan eksternal, misal dari universitas. Secara internal, individu-individu dalam perusahaan dapat saling berbagi pengetahuan tacit melalui kegiatan rapat, sumbang-saran, magang, on-the-job-training.

b)      Eksternalisasi

Merujuk pada konversi pengetahuan tacit kepengetahuan eksplisit (Tacit -=> Eksplisit). Melalui cara ini, pengetahuan menjadi terkristalkan sehingga dapat didistribusikan, kepihak lain dan menjadi basis bagi pengetahuan baru, dalam proses eksternalisasi, pengetahuan tacit diekspresikan dan di terjemahkan menjadi metafora, konsep, hipotesis, diagram, model, atau prototipe sehingga dapat dimengerti oleh pihak lain.

c)      Kombinasi

Merujuk pada konversi pengetahuan eksplisit ke pengetahuan eksplisit (Eksplisit => Eksplisit). Dengan cara ini, pengetahuan dipertukarkan dan dikombinasikan melalui media seperti dokumen-dokumen, rapat-rapat, percakapan telepon, dan komunikasi melalui jaringan komputer. Dalam praktiknya, kombinasi bergantung pada tiga proses. Pertama, pengetahuan eksplisit dikumpulkan dari dalam dan dari luar perusahaan, kemudian dikombinasikan. Kedua, pengetahuan eksplisit disunting atau diproses agar dapat lebih bermanfaat bagi perusahaan. Ketiga, pengetahuan-pengetahuan eksplisit tersebut diserbarkan ke seluruh perusahaan melalui berbagai media.

d)     Internalisasi

Merujuk pada konversi pengetahuan eksplisit menjadi pengetahuan tacit (Eksplisit => Tacit). Cara ini mirip sekali dengan kegiatan yang disebut dengan belajar sambil melakukan, atau learning by doing. Melaui pembelajaran yang terjadi, pengetahuan eksplisit (dalam bentuk manual pengoperasian mesin dan resep di buku masakan) akan terinternalisasi pada karyawan atau tukang masak. Bila internalisasi terjadi pada banyak orang, maka pengetahuan eksplisit tersebut terdistribusi ke seluruh perusahaan.

Seperti telah disampaikan dalam uraian terdahulu, terutama pada bagian yang menjelaskan hubungan antara pembelajaran organisasi dan pembelajaran individu, menginternalisasi pengetahuan digunakan untuk memperluas, memperdalam, serta mengubah pengetahuan tacit yang dimiliki oleh setiap anggota perusahaan.

Bila pengetahuan tacit para individu dalam bentuk model mental bersama maka pengetahuan ini akan menjadi aset yang luar biasa berharga bagi perusahaan. Di tingkat individu, pengetahuan tacit yang terakumulasi ini selanjutnya ditularkan ke individu lain melalui sosialisasi, sehingga spiral proses kreasi pengetahuan pun terus berputar.

Knowledge Management Models

  • The Inukshuk Knowledge Management Model

Menurut Girard (2005) dalam buku Dalkir (2011, p90-91) Inukshuk KM model dikembangkan untuk membantu departemen pemerintah Canada dalam mengelola pengetahuan menjadi lebih baik. Model ini  dikembangkan dengan cara meninjau ulang model utama yang ada untuk mencari inti sari lima kunci yang memungkinkan (teknologi, kepemimpinan, budaya, ukuran, dan proses) dan dengan melaksanakan banyak penelitian untuk  mensahkan kemungkinan ini.

Nama Inukshuk diperoleh dari bentuk pola badan manusia yang di buat dengan cara menimbun batu pada bagian lainnya oleh Inuit di pagian paling utara Canada untuk melayani alat bantu navigasi. Ada tiga alasan utama memilih simbol ini untuk menggambarkan KM : Inukshuk sudah cukup terkenal di Canada, dapat menjadi kunci penting yang di lakukan masyarakat dalam KM, dan ketika semua Inukshuk mirip tidaklah sama. Variasi pemikiran KM di terapkan pada berbeda organisasi.

hrni1

Proses unsur Inukshuk secara langsung didapatkan dari Model SECI (Nonaka, et al (1995)) technology dan culture merupakan unsur struktur penting yang membantu mengatur integritas pola badan manusia (Inukshuk). Measurement dan leadership ditempatkan pada bagian paling atas untuk mewakili fungsi penting yang mencangkup keseluruhan dalam mengukur dampak dari KM dan menyediakan kepemimpinan dan dukungan dalam pelaksanaannya.

Knowledge Management untuk Individu, Komunitas, dan Organisasi

Menurut Dalkir (2011, p25) KM menyediakan keuntungan untuk pegawai individu, komunitas dari praktek, dan organisasinya sendiri.

a)      Untuk Individu

  • Membantu individu dalam pekerjaanya dan menghemat waktu untuk pembuatan keputusan yang lebih baik dan penyelesaian masalah.
  • Bembangun ikatan komunitas dalam organisasi.
  • Membantu agar individu tetap up to date
  • Penyediakan tantangan dan kesempatan untuk berkontribusi.

b)      Untuk komunitas praktek

  • Mengembangkan kemampuan profesional.
  • Menyediakan proses belajar mengajar.
  • Fasilitas lebih baik dalam jaringan dan berkolaborasi.
  • Mengembangkan kode etik yang dapat dipatuhi oleh anggota.
  • Mengembangkan bahasa umum.

c)      Untuk organisasi

  • Membantu menjalankan strategi
  • Menyelesaikan masalah dengan cepat.
  • Menjalankan praktek terbaik.
  • Meningkatkan pengetahuan dalam produk dan pelayanan.
  • Mengumpulkan ide dan meningkatkan kesempatan dalam inovasi.
  • Memungkinkan organisasi untuk lebih maju dalam persaingan.
  • Membangun ingatan organisasi.

Knowledge Management Cycle (KMC)

Menurut Bukowitz et al dalam buku Dalkir (2011, p38) KMC adalah proses kerangka kerja yang terdiri dari tempat penyimpanan pengetahuan, hubungan, TI, infrastuktur komunikasi, keahlian fungsi, lingkungan, kecerdasan organisasi dan sumber daya eksternal. Cara urutan kerja KMC menurut Turban et al (2010, p394) sebagai berikut :

a)      Create Knowledge. Pengetahuan diciptakan oleh individu agar mendapatkan sesuatu yang baru atau mengembangkan keterampilan, terkadang pengetahuan didapatkan dalam luar organisasi.

b)      Capture Knowledge. Pengetahuan baru haruslah memiliki peranan penting dan masuk akal dalam logika.

c)      Refine Knowledge. Pengetahuan harus ditempatkan dalam suatu konteks agar dapat ditindak-lanjuti, pengetahuan harus berdasarkan fakta,

d)     Store Knowledge. Pengetahuan yang memiliki peran harus disimpan dalam bentuk teks, artikel, atau rekaman video dalam repository sehingga individu lain dapat mengaksesnya.

e)      Manage Knowledge. Pengetahuan harus disimpan dan dapat di vertifikasi bahwa itu adalah relevan dan akurat.

f)       Disseminate Knowledge. Pengetahuan harus dibuat dalam bentuk yang dapat diakses oleh individu dalam organisasi yang membutuhkan.

hrni2

Download PPT here -> Knowledge Management

Daftar Pustaka

  • Turban, Efraim. Volonino.Linda (2010). Transforming Organizations in the Digital Economy.
  • Irma Becerra-Fernandez, Rajiv Sabherwal (2010). System and Processes.
  • Dalkir, Kimiz. (2011). Knowledge management in Theory and Practice. Massachusetts Insitute of Technology.